Personvern

Personvernerklæring

Denne erklæringen forteller om hvordan nettstedet depkatalog.no samler inn personopplysninger (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1.ledd).

Ansvar

Depkatalog.no er en katalog over kontaktinformasjon til Statsministerens kontor (SMK) og departementene. SMK og departementene har det redaksjonelle ansvaret for informasjon som leveres om sine ansatte til Depkatalog.

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har koordinerende ansvar for drift og utvikling av nettstedet og redaktøransvar for alle informasjonssider om tjenesten.

DSS, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn maskinelt og som er nødvendige for at du skal oppleve at nettstedet er enkelt å benytte og som ivaretar sikkerhet og stabilitet for nettstedet. Dette kan omfatte såkalte informasjonskapsler, logging av hvilke datamaskiner som er i kontakt med nettstedet og trafikk til og fra nettstedet.

Behandlingen gjennomføres i tråd med personopplysningsloven, herunder EUs personvernforordning og tilhørende forskrifter. Dette omfatter tekniske og administrative tiltak, regelverk og kompetanse hos medarbeidere.

Logging/sporing

Når du besøker depkatalog.no registreres din IP-adresse (internettadresse). Dette er nødvendig for at du skal kunne få kontakt med nettsiden. For å kunne identifisere eller forebygge eventuell ikke-ønsket aktivitet mot nettsidene, har DSS en berettiget interesse av å logge trafikken mot nettstedet. Slik aktivitet kan være å hindre ulovlig tilgang til elektroniske kommunikasjonsnett og spredning av skadelige koder og å stoppe «tjenestenektangrep» og skade på datasystemer. Slik logging skjer i et omfang som er strengt nødvendig og forholdsmessig for å sikre nett- og informasjonssikkerheten.

Følgende steder logges personopplysninger:

I brannmur: Tidsstempel, kilde IP, kildeport, destinasjon IP og port for alle besøkende. Oppbevares i 1 mnd. 

I backup av logger, som lagres separat, inngår de samme personopplysninger som i brannmurloggen. Oppbevares så lenge det er hensiktsmessig for tjenesten.

Logger lagres i Norge hos nettstedets driftsleverandør, Evry, som DSS har etablert databehandleravtale med. Logger kan bare utleveres når dette er godkjent i DSS. Dette vil i regelen være i sammenheng med etterforskning av kriminelle handlinger.

Om informasjonskapsler

Depkatalog.no benytter som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Dette er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. DSS bruker informasjonskapsler til å ulike formål som blant annet statistikk, teknisk overvåkning og teknisk funksjonalitet for depkatalog.no. 

Lagring av opplysninger som hentes inn av informasjonskapsler og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, men du kan når som helst avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler.

Informasjonskapsler som er nødvendige for depkatalog.no:

ARRAffinity

Sesjonsinformasjonskapsel (Azure Application Request Routing). Nødvendig for at nettstedet skal fungere riktig. Slettes når nettleseren lukkes.

DSSpersonCataglog_department_forcing, DSSpersonCataglog_person_forcing

Lagres 30 døgn etter besøk. Nødvendig for at nettstedet skal fungere riktig.

DSSpersonCataglogfirstCache

Brukes for å avgjøre om det er behov for å laste ned data på nytt fra depkatalog.no eller om data allerede lastet ned til nettleser er nye nok. Lagres i et år.

_ga, _gid, _gat_UA-nnnnnnn-nn

Brukes for å innhente statistikk, se kapittelet om statistikk og analyse under

Statistikk og analyse

DSS samler inn opplysninger om besøkende på depkatalog.no. Formålet med bruk av statistikk er å forbedre og videreutvikle våre nettsider. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics og Google Tag Manager.

Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

• Hvor mange som besøker ulike sider
• Hvor lenge besøket varer
• Hvilke nettsteder brukerne kommer fra
• Hvilke nettlesere som benyttes

Google Analytics og Google Tag Manager bruker informasjonskapsler/cookies som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. DSS anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den anonymiserte IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Google servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Google retningslinjer for personvern.

Søk

Et søk i Depkatalog er et søk i informasjon allerede lastet ned til nettleseren din og mellomlagret der. Det logges ikke hva du søker på.

Redaksjonelt innhold

Personopplysninger vil også finnes på nettstedet i form av omtale og beskrivelser i redaksjonelt innhold.

Relevante personopplysninger er en del av det redaksjonelle innholdet på nettstedet og kan inneholde navn, rolle, yrke etc. Opplysningene er samlet inn fra offisielle kilder og publisert i forbindelse med informasjonsplikten det offentlige har til å belyse ansvar i forvaltningen. Samtykke er ikke nødvendig for å behandle personopplysninger som del av journalistisk innhold eller som kan henvises til forordningens artikkel 6e. En virksomhet kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmenhetens interesse. Det samme gjelder dersom behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt. 

Saksbehandling og arkiv

Det enkelte departement og Statsministerens kontor er selvstendige virksomheter, og derav ansvarlige for at all behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende bestemmelser. De behandler personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningslov, forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.

Alle henvendelser til departementene, inkludert e-poster og telefonsamtaler, som regnes som et saksdokument iht. offentleglova § 4, vil bli journalførte i deres elektroniske arkiv- og saksbehandlersystem. Her vil ulike typer personopplysninger som fremgår av din henvendelse, som f.eks. navn, adresse, epostadresse og annen relevant informasjon, bli registrert. Registrering, lagring, sletting og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for beskyttelsesverdig informasjon.

Departementene gjør sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på en felles portal, eInnsyn.no, iht. offentleglova § 10. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på internett. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir registrert. Personopplysningene som registreres begrenser seg til navn og adresse/e-postadresse til bestiller. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.